PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Notice d'information des participants sur l'utilisation et la communication de leurs données personnelles

El Amana Takaful accorde une importance particulière à la protection des données à caractère personnel. Elle considère cette démarche comme un levier essentiel pour renforcer la confiance de ses clients, améliorer sa réputation et affirmer son engagement en matière d’éthique et de conformité.

Cette confiance ne se décrète pas, elle se construit à travers un traitement responsable, loyal et transparent des données.

Afin de remplir ses obligations légales et de garantir une relation commerciale fondée sur la transparence, El Amana Takaful en tant que responsable de traitement, s’engage à traiter les données personnelles dans le respect de la réglementation en vigueur.

La présente politique a pour objectif de vous informer de manière claire sur :

Les données personnelles collectées,
Les finalités de leur traitement,
Les personnes avec qui elles peuvent être partagées,
Leur durée de conservation,
Et vos droits relatifs à ces données et leurs modalités d’exercice.

1. Définition :

Données à caractère personnel : Conformément aux dispositions de l’article 4 de la Loi n°63-2004, on entend par données à caractère personnel toutes les informations quelle que soit leur origine ou leur forme et qui permettent directement ou indirectement d’identifier une personne physique ou la rendent identifiable, à l’exception des informations liées à la vie publique ou considérées comme telles par la loi.
Traitement des données à caractère personnel : Conformément aux dispositions de l’article 6 de la loi n°63-2004, on entend par traitement des données à caractère personnel les opérations réalisées d’une façon automatisée ou manuelle par une personne physique ou morale, et qui ont pour but notamment la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’organisation, la modification, l’exploitation, l’utilisation, l’expédition, la distribution, la diffusion ou la destruction ou la consultation des données à caractère personnel, ainsi que toutes les opérations relatives à l’exploitation de bases des données, des index, des répertoires, des fichiers, ou l’interconnexion.
INPDP : Instance Nationale de Protection des données Personnelles.

2. Cadre légal de la protection des données personnelles :

La protection des Données à Caractère Personnel doit se conformer aux normes juridiques nationales que « El Amena Takaful » s’engage à respecter.
Les textes applicables à la protection des données personnelles sont notamment :
- La constitution de la République tunisienne de 2022 qui dispose clairement que l’État garantit le respect de la vie privée et la protection des données personnelles ;
- Convention 108 du Conseil de l’Europe qui a été ratifiée par la Tunisie par la loi organique numéro 42 du 30 mai 2017, portant approbation de l’adhésion de la République Tunisienne à la convention n° 108 du conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et de son protocole additionnel n° 181 concernant les autorités de contrôle et les flux transfrontières de données ;
- La loi organique numéro 63 en date du 27 juillet 2004, portant sur la protection des données à caractère personnel ;

Nous traitons uniquement les données personnelles qui nous sont nécessaires dans le cadre de notre activité pour vous proposer des produits et services de qualité adaptés à votre profil et vos attentes.
-Vos identifiants et coordonnées (nom, prénom, adresse, téléphone, etc.), vos données socio-démographiques et fiscales (âge, sexe, situation familiale, statut fiscal), vos données médicales (état de santé, rapports et certificats médicaux), les images issues de vidéosurveillance de nos locaux et guichets, ainsi que des données juridiques et financières nécessaires au respect des obligations légales et en cas de litige.

« El Amana Takaful » recueille et traite les données à caractère personnel pour une finalité déterminée explicite et légitime, correspondant aux objectifs poursuivis. Ces traitements sont réalisés dans le respect de la réglementation en vigueur.

A la souscription et au cours de la vie du contrat

Pour étudier vos besoins en assurance, lorsque vous demandez une offre ou souhaitez souscrire un contrat d’assurance et ainsi vous apporter la meilleure réponse.
Pour procéder à la gestion et la bonne exécution de votre contrat, comme établir un avenant, calculer et recouvrer vos cotisations, gérer vos sinistres (matériels et corporels), traiter vos éventuelles réclamations, etc…
Évaluer vos besoins pour vous proposer des offres adaptées et personnalisées en adéquation avec votre situation.
Gérer votre contrat y compris le calcul et le recouvrement des contributions ainsi que le traitement des sinistres corporels et matériels.
Traiter vos réclamations avec rigueur afin de garantir un suivi de qualité et une réponse appropriée.

Tout au long de votre relation avec nous

Pour le traitement de vos réclamations :
Traitement de vos réclamations : afin de répondre au mieux à vos réclamations et garantir un traitement conforme à vos attentes, des informations complémentaires peuvent vous être demandées.
Amélioration continue de nos services : nous analysons certains échanges (courriers, e-mails, appels) pour évaluer la satisfaction client et améliorer notre qualité de service.
Études statistiques et actuarielles : dans un objectif d’innovation et d’amélioration de notre offre, nous utilisons certaines données de manière anonymisée pour concevoir de nouveaux produits ou ajuster nos tarifs.
Pour aller plus loin ensemble :

Dans notre intérêt, nous pourrions être amenés à vous contacter par e-mail, téléphone ou courrier pour vous proposer des offres. Vous pouvez à tout moment faire valoir vos choix et, le cas échéant, votre opposition à la prospection selon les modalités décrites ci-après (voir ci-dessous Quels sont vos droits en page 4).

Si vous l’acceptez, vous pourrez également recevoir les offres de nos partenaires par e-mail, téléphone ou courrier. Par ailleurs, si vous souhaitez parrainer un proche, vos données et celles de votre filleul seront utilisées pour vous faire bénéficier d’avantages.

Communication et prospection :
Communication personnalisée : nous pouvons vous contacter (e-mail, téléphone, courrier) pour vous faire part d’offres ou de services susceptibles de vous intéresser.
Offres de nos partenaires : sous réserve de votre accord explicite, vous pouvez également recevoir des offres commerciales de nos partenaires.
Opérations de parrainage : si vous choisissez de parrainer un proche, vos données et celles de votre filleul seront utilisées pour vous faire bénéficier des avantages associés.
Pour répondre à nos obligations légales :
Lutte contre la fraude à l’assurance : nous mettons en place des mécanismes de détection de la fraude pour éviter la prise en charge de demandes abusives et garantir l’équité.
Lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LAB/FT) : conformément à la réglementation en vigueur en Tunisie, nous devons vérifier votre identité et le cas échéant, recueillir des justificatifs (pièce d’identité, etc.) pour appliquer les mesures de vigilance imposées par la réglementation.

Afin d’accomplir les finalités précitées, nous sommes susceptibles de divulguer vos données personnelles et de les partager notamment avec :

Les assureurs et les réassureurs avec lesquels la compagnie El Amana Takaful entretient ou pourrait entretenir des relations d’affaires,
Notre médecin conseil,
Notre service d’archivage,
Les prestataires de services et les sous-traitants réalisant des prestations pour notre compte notamment les sociétés de maintenance logicielle ou de service d’hébergement de données, les cabinets d’assistance comptable et d’audit et les commissaires aux comptes, etc…
Toute autre personne impliquée dans le cadre d’un litige vous opposant, tel que les avocats, notaires ou huissiers,
Les autres autorités financières, judiciaires, fiscale ou organismes publics sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la loi en vigueur, notamment le CGA et la FTUSA.

Si vous êtes un participant ou lié à un de nos participants en étant par exemple son mandataire social, ou le bénéficiaire effectif, vos données sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle et pendant 10 ans après la fin de la relation contractuelle.

Si vous êtes seulement prospect ou lié à un de nos prospects, vos données sont conservées 3 ans à compter de leur collecte ou de notre dernier contact avec vous.

Vos données peuvent être conservées sur une durée plus longue compte tenu des contraintes opérationnelles, durée nécessaire au respect des dispositions légales et réglementaires applicables, ou durée nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en Justice.

Transfert de vos données à l’étranger

Vos données sont susceptibles d’être transférées vers, hébergées dans ou consultées depuis un pays étranger. Nous procèderons à ces transferts de données à l’étranger uniquement :

Dans le cadre de la relation avec des sociétés de réassurances basées à l’étranger en vertu des traités qui nous lient ç ces réassureurs,
Dans le cadre relation contractuelle avec des prestataires et/ou des sous-traitants basés à l’étranger (ex : dans le cadre de maintenance logicielle ou de service d’hébergement de données).

En tout état de cause, préalablement au transfert de vos données à l’étranger toutes les démarches, mesures et précautions prévues par la législation en vigueur seront accomplies auprès de vous, auprès de la partie qui reçoit les données à l’étranger et de l’Instance Nationale pour la Protection des données Personnelles (INPDP).

Le responsable de traitement doit respecter certaines règles en traitant les données personnelles des assurés

L’autorisation préalable

Toute opération de traitement des données à caractère personnel est soumise à une déclaration préalable déposée à l’INPDP.

L’obtention du consentement éclairé de la personne concernée

Le consentement doit être éclairé, explicite (laisser une trace, il ne peut être présumé) réversible (la personne concernée peut y accéder) et volontaire.

Le respect de la finalité du traitement

Avant toute collecte et utilisation des données personnelles, le responsable de traitement doit précisément annoncer aux personnes concernées ce à quoi elles vont lui servir. Ces objectifs, appelés “finalités”, doivent respecter les droits et libertés des individus.

La finalité doit être : Déclarée (transparence), Loyale et Légale (conforme à la loi)

Mise à jour des données

Le responsable du traitement est tenu de mettre à jour continuellement ces données.

La sécurisation des données traitées

Les données personnelles sont confiées à la personne responsable du traitement, elle en est civilement et pénalement responsable. Le responsable de traitement doit prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des données qu’il a collectées mais aussi leur confidentialité, c’est-à-dire s’assurer que seules les personnes autorisées y accèdent.

La communication et le transfert à l’étranger des données

Le responsable ne peut pas communiquer les DP sans consentement du participant et les transférer à l’étranger sans l’autorisation de l’INDP.

Les participants doivent respecter également certaines règles

S’assurer que les données que vous nous transmettez sont exactes, pertinentes et à jour.
Informer dans un délai de 30 jours de tout changement significatif dans votre situation ou des données que vous nous avez transmises.
Si vous nous fournissez des données concernant une tierce personne, vous devez vous assurer qu’elle vous y a autorisé et nous apporter la preuve de cette autorisation.

S’agissant du traitement de vos données personnelles, la législation en vigueur vous accorde différents droits :

Droit d’accès

→ Vous avez le droit d’obtenir des informations concernant les traitements de vos données personnelles et d’en obtenir une copie.

Droit de rectification

→ Si vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez exercer votre droit de rectification en précisant les modifications à apporter ou en fournissant des déclarations complémentaires.

Droit à l’effacement

→ Vous pouvez exiger l’effacement de vos données personnelles dans la limite de ce qui est permis par la législation en vigueur.

Droit de retrait du consentement

→ Si le traitement de vos données personnelles repose uniquement sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Droit d’opposition

→ Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles dans les cas prévus et selon les conditions prévues par la législation en vigueur (si le traitement ne repose pas sur une obligation légale ou contractuelle).

Droit d’introduire une réclamation auprès de l’Instance

→ Vous avez le droit de faire une réclamation ou de déposer une plainte auprès de l’Instance Nationale Pour la Protection des Données Personnelles si vous estimez que nous n’avons pas respecté la réglementation en vigueur en la matière.